Det er ikke kun rettighedshaverne, der er ekstra glade den 21. februar. Det er vi også hos Tekst & Node. Det er nemlig kulminationen på flere måneders hårdt arbejde for at sikre, at pengene fra kopiaftalerne når ud til de helt rigtige rettighedshavere.
Én af dem, der er involveret i årets fordeling og udbetaling er Marlene Hansen. Hun er teamleder i afdelingen Research & Dokumentation og har sammen med et team af rutinerede medarbejdere været med til at sørge for, at data om millioner af kopisider i sidste ende bliver til løn for mere end 71.000 rettighedshavere:
”Vi er et lille team, der siden november har beregnet, tilpasset og lavet testkørsler. Vi arbejder med et kæmpestort datasæt af registreringer og stikprøver samt store beløb, som skal fordeles nøjagtigt ud på kroner og øre,” forklarer Marlene, der har arbejdet i Tekst & Node i 13 år.
Trin for trin har Marlene og hendes team gennemgået de processer, der i mere end 40 år har været med til at sikre, at pengene fra kopiaftalerne kommer videre til dem, hvis værker er blevet kopieret på undervisningsinstitutionerne:
”Det handler dybest set om at beregne, hvor stort et vederlag hvert enkelt rettighedshaver skal have. Det gør vi ved at tildele point, som udregnes dels på baggrund af årets registreringer og dels på baggrund af data og kopieringsmønstre fra tidligere år. Ved at arbejde med data på denne måde kan vi med 95 % nøjagtighed sige, hvem der er blevet kopieret, og hvem der derfor skal have penge, ” forklarer Marlene.
Trin for trin: sådan bliver kopier til vederlag
- Udregning af point: Hver enkelt kopi optjener point baseret på, hvor mange sider og eksemplarer der er kopieret, samt hvilken materialetype der er tale om.
- Historik: Pointene sammenholdes med tidligere års registreringer i vores database. Det endelige antal point er således baseret på nye og historiske data.
- Point bliver til sum: Ved at tage den komplette fordelingssum på hvert uddannelsesområde og sammenholde med de tildelte point, bliver pointene omregnet til kroner og øre.
- Deling af vederlaget: Vederlagene for de enkelte kopier deles med 50% til udgiversiden og 50% til autorsiden (herunder andel til billedskabere)
Fra fordeling til udbetaling
Når fordelingen er færdig, og vi ved, hvem der skal have vederlag, så starter selve processen med at få pengene ud til de rigtige rettighedshavere. Og her spiller to ændringer i Tekst & Nodes administrationspraksis ind:
”Årets udbetaling er unik, fordi det er første gang, vi skal tage højde for både acontoudbetaling og det omsætningskrav, der gælder for udgiverne. Disse ændringer har krævet en lang række test og kontroller fra mine dygtige kollegaer, som varetager udbetalingen. Så har man fået acontovederlag, eller er man omfattet af omsætningskrav, vil det fremgå af ens udbetalingsspecifikation, ” forklarer Marlene.
”Har man valgt at få acontovederlag tilbage i august, så vil det blive modregnet i udbetalingen her i februar. Og det regnestykke vil fremgå af specifikationen. Det samme gælder for de udgivere, der er omfattet af omsætningskravet,” siger Marlene og slutter:
”I dag er kulminationen på et helt års arbejde med registrering, testkørsler, fordeling og udbetaling. Og det skal fejres. Men vi er faktisk allerede i fuld gang med det arbejde, der skal sikre både fordelingen og udbetalingen i 2025. Så vi også næste år kan sikre, at pengene kommer ud til rettighedshaverne.”
